Por Redator Rock Content

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Publicado em 7 de junho de 2018. | Atualizado em 25 de fevereiro de 2019


O modelo de timesheet é um método utilizado para otimizar a gestão do fluxo de trabalho e do tempo gasto em cada tarefa da empresa. Para usufruir de seus benefícios, é necessário entender como funciona e adotar as melhores práticas.

O gerenciamento de tempo é um dos fatores mais importantes para alcançar o nível de produtividade almejado por sua empresa. Saber a carga horária necessária para a realização de cada tarefa ajuda o gestor a administrar projetos e ter maior controle sobre o fluxo de trabalho.

A timesheet é uma ferramenta usada há muito tempo com esse propósito. No século 19, quando sequer sonhávamos com a digitalização de processos, esse modelo já era utilizado pela maioria das empresas em todo o mundo.

Na época, claro, tratava-se de uma folha de papel especificando tarefas, cargas horárias e outras atividades dos colaboradores, que as preenchiam a cada dia de trabalho.

Mas como o modelo de timesheet é usado atualmente? Ao longo deste artigo, vamos nos aprofundar em seu conceito e objetivos. Explicaremos como a ferramenta funciona, mostraremos suas vantagens e indicaremos algumas práticas para sua melhor utilização. Confira!

O que é o modelo de timesheet?

O tempo é um dos recursos mais valiosos de uma companhia, concorda? Portanto, ter controle sobre as horas investidas por você e sua equipe em cada tarefa é a chave para supervisionar e otimizar o nível de produtividade.

Além disso, para empresas que usam o modelo de cobrança por horas de trabalho, esse monitoramento é essencial para a precificação correta do serviço.

Em uma tradução livre, a timesheet pode ser entendida como “gráfico de horas” ou, em definição mais específica, “folha de horas trabalhadas”. Assim, entender o seu significado é uma tarefa bem intuitiva, não é verdade? Trata-se da ferramenta utilizada para registrar o número de horas investidas por um colaborador ou equipe, seja em um dia de trabalho, seja em um determinado projeto.

Mencionamos no início do texto que as timesheets, quando foram implementadas, não passavam de folhas de papel com informações a serem preenchidas. Naturalmente, isso mudou completamente. Hoje, com a ajuda de planilhas de Excel ou sistemas especializados, a folha de horas trabalhadas tornou-se uma ferramenta completamente digital e com muitos recursos interessantes.

Com o modelo atual, o trabalho do gestor para administrar e otimizar o tempo gasto em tarefas é facilitado. Porém, existem outros objetivos que podem ser alcançados com o uso das timesheets. Vamos abordá-los a seguir.

Quais são seus objetivos?

No ambiente corporativo, os principais objetivos da timesheet têm ligação com recursos humanos, gestão de projetos e contabilidade. Ela funciona como uma database que reúne todas as informações necessárias sobre o fluxo de trabalho dentro da empresa. Dessa maneira, fica fácil determinar a quantia a ser recebida por cada funcionário.

Essa característica não é unilateral. Assim como ajuda os gestores a calcular questões de contabilidade, providencia ao colaborador uma prova concreta da quantidade de horas trabalhadas. Além disso, sua equipe pode registrar o tempo gasto em cada projeto em que está incluída, facilitando a própria organização e fornecendo insights valiosos para os gestores.

Com esses registros, os gestores de projeto têm acesso a todos os dados necessários para avaliar a produtividade de cada colaborador ou equipe. Assim, é possível realizar ajustes a fim de melhorar o gerenciamento de projetos. Se um time gasta tempo demais em uma atividade que deveria ser concluída brevemente, algo não está funcionando de maneira eficiente.

Para o setor de recursos humanos, as informações registradas nas timesheets são fundamentais. Com elas, o controle individual das ações de cada funcionário fica facilitado. É possível acessar rapidamente informações como a quantidade de folgas, os dias de férias e até os intervalos feitos por cada integrante da organização.

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Quais são as vantagens de sua utilização?

Entendidos o conceito de timesheet e seus principais objetivos, vamos nos inclinar agora sobre os benefícios que podem ser alcançados com esse modelo.

Eliminação de tarefas desnecessárias

Você alguma vez já teve dúvida sobre a necessidade de uma tarefa ser realizada? Esse sentimento é comum, mas tomar uma decisão a respeito pode ser um desafio, ainda mais quando não existem dados que comprovem sua intuição.

Com o modelo de timesheets, esses dados se tornam completamente acessíveis. Ao se debruçar sobre o registro de horas utilizadas em uma tarefa e observar seus resultados, você terá as informações necessárias para concluir se o projeto é importante o suficiente para continuar recebendo os esforços de seus funcionários.

Vamos imaginar, por exemplo, que uma atividade exige duas horas do tempo de trabalho de um determinado profissional. Você observa que ele está cumprindo as exigências, mas que o retorno não é significativo. Ao eliminar essa tarefa, o gestor pode realocar o funcionário em outros projetos que serão otimizados com uma força extra.

Redistribuição de tarefas entre times

Além de eliminar tarefas desnecessárias, outro benefício é o remanejamento dos projetos entre os times. Conforme progridem em direção ao objetivo, as tarefas podem precisar de mais ou menos colaboradores, algumas necessitando de reforços e outras apresentando peso extra.

Com o uso das timesheets, os gestores têm a noção exata da necessidade de cada uma das tarefas. Assim, sabendo quais colaboradores estão livres e quais estão sobrecarregados, é possível redistribuir as tarefas. Dessa maneira, o equilíbrio da força de trabalho se torna muito mais eficiente.

Aumento da satisfação no trabalho

É muito incômodo para um trabalhador notar que está se dedicando mais que os colegas sem receber o devido reconhecimento. Ao permitir que o gestor controle o fluxo de trabalho, as timesheets colaboram diretamente para a melhoria da satisfação dos empregados. Como isso acontece?

Suponha que em uma equipe de três pessoas apenas uma esteja cumprindo as exigências do projeto, enquanto as outras duas fazem menos que o necessário. Com esse desbalanceamento identificado, a gestão pode tomar as medidas cabíveis para garantir que todos desempenhem sua função, evitando sobrecargas e até desentendimentos.

Além de melhorar a produtividade, esse tipo de supervisão aumenta o moral e a motivação da equipe. Afinal, todos sabem que estão sendo cobrados — e reconhecidos — de maneira clara e justificada.

Maior eficiência na conquista de metas

O simples fato de rastrear o tempo de trabalho de cada um dos integrantes da equipe faz com que eles se esforcem para mostrar produtividade. Fora isso, bons trabalhadores se automotivam a serem eficientes.

Quando estão concentrados na forma como usam o próprio tempo, esses colaboradores se distraem menos, já que estão focados em otimizar sua força de trabalho. Desse modo, o caminho natural leva à maior eficiência na conquista das metas estabelecidas.

Expansão da confiança e da transparência

Qualquer relação profissional bem estabelecida deve contar com a confiança de todas as partes envolvidas. Isso inclui as relações dentro do corpo de funcionários e aquelas que envolvem os colaboradores e seus gestores.

Pense na geração de relatórios, por exemplo. Ao avaliar a performance de alguém, o supervisor pode, inconscientemente, ser mais duro com uns do que com outros. Esse problema, além de afetar a confiança dos subordinados na gestão, pode gerar conflitos internos causados por aqueles que se sentem injustiçados.

Qual é, então, a melhor forma de eliminar opiniões subjetivas? A resposta é simples: análise de dados. Ao basear seus relatórios em dados concretos, os gestores eliminam impressões pessoais e garantem total transparência no processo.

Otimização do tempo gasto com tarefas

Já sabemos que um dos principais objetivos das timesheets é otimizar a gestão de tarefas. Mas como isso acontece?

Tudo passa pela facilitação do processo de análise e correção de pontos problemáticos. Ou seja, o gestor terá em suas mãos todas as informações sobre cada tarefa. Então, cabe a ele analisar seu andamento, identificar possíveis melhorias e aplicá-las de forma eficiente.

Auxílio na correta precificação de serviços

Sua empresa cobra seus serviços por hora trabalhada? Paga seus funcionários de acordo com o tempo de contribuição? Nos dois casos, a utilização de timesheets colabora para que a precificação seja feita de forma clara e correta.

Além da exatidão proporcionada, adotar esse modelo também significa contar com esclarecimentos transparentes sobre o valor combinado. Isso evita qualquer motivo de desconfiança das partes envolvidas.

Redução de documentos em papel

Adotar o modelo digital de timesheets evita a acumulação de pilhas de documentos contendo informações importantes de forma desorganizada. Com softwares especializados, todos os dados são digitalmente armazenados e podem ser acessados de qualquer lugar.

Além de otimizar a organização e trazer todos os benefícios já citados, você ainda vai diminuir os danos ao meio ambiente!

Como funciona o modelo de timesheet?

Com tantas vantagens para sua empresa, esse modelo deve ser complicado de implementar, correto? Errado! Graças a softwares especializados e técnicas cada vez mais eficientes, adotar as timesheets para otimização de processos é, na verdade, um procedimento bem simples.

Em uma tabela preestabelecida, funcionários adicionam exatamente todas as horas trabalhadas, dias de folga, intervalos e períodos de férias. Os dados são automaticamente disponibilizados ao setor de RH ou registrados no sistema operacional da empresa. Antes de serem arquivadas, as informações precisarão receber o aval do supervisor de cada área envolvida.

Existe ainda a possibilidade de excluir a adição manual de dados pelos funcionários. As timesheets automáticas utilizam inteligência artificial para rastrear tudo o que uma pessoa faz por dia, desde o uso de ferramentas no computador até ligações telefônicas.

Tudo o que o colaborador precisa fazer é ativar a ferramenta no início do expediente e desativá-la após encerrá-lo. O sistema, então, sugere uma timesheet que pode ser revisada e editada antes de sua confirmação.

Cabe à companhia informar e educar os colaboradores sobre o uso das timesheets. É importante que eles sejam treinados para a utilização da ferramenta e saibam exatamente quando e como devem inserir os dados. Algumas empresas exigem que as entradas sejam realizadas diariamente, enquanto outras adotam modelos com um intervalo maior de tempo.

Quais são os principais tipos?

Cada empresa pode adotar um tipo de gestão. Assim, existem diferentes exigências para o preenchimento de timesheets. Além das opções de registro manual e automático, o período entre a submissão de um documento e outro também pode variar. Confira os principais modelos de timesheets:

  • diárias: são geradas no início e no fim de cada dia de trabalho;
  • semanais: são geradas no fim de toda semana de trabalho;
  • bissemanais: são geradas duas vezes por semana, em dias específicos;
  • semimensais: são geradas duas vezes por mês, em datas combinadas;
  • mensais: são geradas uma vez por mês, em dias preestabelecidos.

Como realizar o cálculo de horas?

Mencionamos ao longo do texto que um dos principais motivos para a utilização da ferramenta é garantir a precificação correta dos serviços. Dessa maneira, partimos do princípio de que um serviço que exige 50 horas de trabalho deve valer mais do que um que pode ser realizado em 5 horas, eliminando fatores externos.

Com o rastreamento da quantidade de horas empregadas em cada ação de um projeto, a ferramenta possibilita o cálculo de seu custo total. Isso acontece porque, ao final de cada projeto, é possível relacionar as horas gastas com o cargo do colaborador. Então, basta multiplicar o número de horas pelo valor/hora de cada profissional, somando o resultado aos custos indiretos (transporte, materiais etc.).

Chegamos, então, à seguinte fórmula: custo total = (horas de trabalho × valor por hora) + custos indiretos. Ao identificar o custo total, basta acrescentar a porcentagem de lucro esperada pela empresa.

Como tirar o melhor proveito das timesheets?

Como você pode imaginar, as timesheets não funcionam por mágica. Por isso, para tirar maior proveito de seus benefícios, é preciso empregar boas práticas na sua utilização. Vamos a algumas dicas:

  • escolha a ferramenta correta: existem várias opções no mercado. Pesquise, faça testes e defina a mais adequada para a sua empresa;
  • realize treinamentos para os colaboradores: ensine como operar o software e eduque-os na importância da ferramenta;
  • faça o time comprar a ideia: é importante que todos entendam perfeitamente que a adoção da plataforma vai melhorar sua experiência de trabalho;
  • seja positivo no processo de adaptação: com elogios e recompensas, motive os trabalhadores que estão se adaptando à plataforma;
  • acompanhe todo o procedimento: é fundamental que o gestor supervisione a utilização da timesheet para identificar possíveis melhorias.

Adotar o modelo de timesheet é uma decisão que pode trazer muitos benefícios para sua companhia. Independentemente do objetivo que você tiver em mente, o fato é que a ferramenta ajuda a otimizar um dos recursos mais valiosos e importantes para um empreendimento: o tempo.

Um ambiente de trabalho onde a gestão do tempo é feita de forma eficiente tende a contar com profissionais mais proativos, o que aumenta a produtividade geral da equipe. Além disso, a empresa elimina custos causados por problemas como precificações imprecisas e execução de tarefas desnecessárias.

E então, ficou claro o que é timesheet? Deu para entender como esse modelo pode otimizar sua gestão de tempo e beneficiar sua empresa de várias formas? Que tal aproveitar que está por aqui e conhecer a nossa central de ferramentas para marketing, vendas e gestão!

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